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Lic. Angelina Salmeron Godoy
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Objetivo
Planear, organizar y establecer los sistemas, normas y procedimientos tendientes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales asignados a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones del Instituto.
Funciones
Formular el anteproyecto de presupuesto anual del Instituto, de acuerdo con las necesidades planteadas por las áreas que lo integran.
Verificar la correcta aplicación y registro de los recursos económicos destinados al Instituto.
Proponer y tramitar las modificaciones al presupuesto que se requieran durante el ejercicio.
Supervisar que se mantengan permanentemente actualizados los sistemas de contabilidad y control presupuestal del Instituto.
Elaborar y mantener actualizada la plantilla del personal adscrito al Instituto.
Verificar que se lleven a cabo los movimientos del personal autorizados, así como las incidencias, sanciones, estímulos, etc., a que se hicieron acreedores los trabajadores del Instituto.
Mantener informado al Titular del Instituto sobre las plazas vacantes de base y de confianza, así como solicitar su cobertura a las instancias competentes.
Vigilar que los servicios de mantenimiento, transporte, correspondencia, limpieza, fotocopiado, etc., así como los requerimientos de materiales y equipo que soliciten las áreas que integran el Instituto, se proporcionen adecuada y oportunamente.
Establecer los controles necesarios para el resguardo y custodia de los bienes de activo fijo del Instituto, conforme a la normatividad institucional.
Supervisar que el inventario de activo fijo se encuentre actualizado.
Supervisar que las medidas de seguridad, conservación y mantenimiento de las instalaciones y del equipo estén acordes con las normas establecidas por la Dirección General de Obras y Conservación.
Coordinar y supervisar las actividades de la Delegación administrativa del Observatorio Astronómico Nacional "San Pedro Mártir".
Planear, organizar, dirigir y controlar las funciones de las áreas que integran la Secretaría Administrativa.
Atender los lineamientos e instructivos de operación, establecidos por la Administración Central, así como cumplir con las disposiciones contenidas en los Reglamentos y Circulares emitidas por las autoridades universitarias.
Organizar, sistematizar, elaborar e implantar procedimientos y sistemas de trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales del Instituto.
Informar al Titular del Instituto sobre el gasto y disponibilidad de los recursos asignados a la dependencia, así como de las actividades que se desarrollan en cada una de la áreas que integran la Secretaría Administrativa.
Servir de enlace entre el Instituto y el Representante de la Dirección, para garantizar que todas las decisiones relativas al Sistema de Gestión de la Calidad se cumplan de manera efectiva.
Mantener informado al Representante de la Dirección, sobre los avances de la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en cada uno de los procesos identificados.
Administrar lo relacionado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora generadas en las áreas a su cargo.
Asegurar que toda la información necesaria para realizar la revisión de la dirección a nivel institucional se genere oportunamente.
Transmitir a todo el personal la toma de conciencia de la importancia de cumplir con los requisitos de los usuarios, legales y reglamentarios a través de los mecanismos establecidos a nivel institucional.
Preparar y presentar el material requerido para realizar la revisión por la Dirección del Sistema del Gestión de la Calidad.
Preparar la información sobre el resultado de los indicadores relativos a los procesos y enviarlos al Representante de la Dirección.
Fomentar la comunicación apropiada en el Instituto.
Facilitar el desarrollo de auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad.
Notificar al Representante de la Dirección sobre las modificaciones sugeridas a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Informar al Representante de la Dirección sobre las acciones correctivas, preventivas o de mejora, determinadas en el Instituto.
Difundir los resultados que arroja el Sistema de Gestión de la Calidad, así como sus modificaciones.
Implantar y mantener el uso de herramientas estadísticas para la prevención de servicios no conformes y la mejora de los indicadores de desempeño del área.
Asegurar el cumplimiento de la Política y los Objetivos de la Calidad.
Promover la mejora del desempeño del personal mediante la capacitación.
Realizar periódicamente evaluaciones de la competencia del personal a su cargo.
Acordar con el Director de manera periódica para informar de los avances en el cumplimiento de las actividades encomendadas.