Las reservaciones hechas por el web son oficiales y dan derecho a usar la sala reservada al organizador de una función académica. Las reservaciones hechas por el web además tienen prioridad respecto a las intenciones verbales de usar la misma sala por parte de otros grupos.  Una ventaja es que, al usar el programa de web para reservar, se generan automáticamente E-mails que  informan de sus requerimientos a los responsables de servicios. Toda reservación de sala  debe respetar los lineamientos siguientes:

Salas disponibles para reservar por internet  :

• Auditorio Paris Pishmish: los coloquios  del IA tienen prioridad sobre cualquier otra actividad. Por lo tanto, no reserven este auditorio si el evento programado está en conflicto con el coloquio semanal.  Además, cuando se trata de actividades que no son de naturaleza  académica, se requiere  el permiso explicito de Victoriano (antes de reservar). Por favor, pongan la palabra coloquio  en el título del evento programado cuando se trata de un coloquio. En efecto, esto genera un correo electrónico para Victoriano Hernández y J.M. García, asegurando que van a estar listos café y galletas al inicio del evento. Les acordamos que este auditorio cuenta con servicio de video conferencia que puede solicitarse mediante el uso de palabres clave en ¨Requerimientos especiales¨ (ver info).  
• Antiguo Auditorio: no deberá usarse para cursos regulares si  cuenta con menos de 15  estudiantes 
• Sala de Juntas (grande): pedir llave en la entrada. No se puede usar para impartir clases   
• Sala de microjuntas:  (más pequeña; está frente a la sala de juntas) pedir llave en la entrada  
• Cafetería: se puede usar la cafeteria para actividades departamentales, pero sólo si occurren  entre las 10h y las 13h30 o después de las 17h30, y si posible, no mas que una vez por man~ana por departamento.        
• Video 228:  se da prioridad en esta sala a las reuniones que requieren videoconferencia.  No olvidar insertar tal cual las palabres clave ¨video conferencia¨ o ¨audio conferencia¨ en los requerimientos de manera que el personal técnico pueda programar su  audio o video conferencia.
• Aula_1 video:  Tendrán prioridad los cursos impartidos por videoconferencia. Los horarios quedarán fijados al inicio de cada semestre por la oficina de posgrado. Tendrán prioridad tambien las reuniones del Comité Académico del Posgrado, que podrá fijarlas al inicio de cada semestre. El Aula_1 no deberá ser utilizada para cursos que no requieran del uso del equipo de videoconferencia. En los horarios que queden libres, podrá ser reservada para una reunión que requiera de equipo de videoconferencia. Nunca olviden inscribir tal cual las palabras clave ¨video conferencia¨ en los requerimientos para que Cómputo este informado del evento y que les apoye con el enlace.  

• Équipo: si requieren equipo de proyección, favor de indicarlo en el campo de captura ¨Requerimientos especiales¨. Por ejemplo, si se insertan las palabras ¨data show¨, Abraham Roldan, J.M. Garcia, A. Iriarte y C. Guzman recibirán cada uno un correo que les notifica de este requerimiento. Agreguen ademas la palabra ¨laptop¨ si deseen usar el ¨laptop¨ del IA. (Para tener acceso al antiguo proyector de acetatos, insertan integralemente las palabras: ¨antiguo proyector de acetatos¨). Similarmente, si requieren durante el evento un enlace video o telefónico con otra sede, se tiene que insertar en los requerimientos las palabras ¨video conferencia¨ o ¨audio conferencia¨, respectivamente, de manera que se notifique automáticamente al equipo técnico responsable de los enlaces. Si les ha fallado el apoyo técnico que se manciona aquí, ayudenos a diagnosticar cuál fue el problema, a través de un correo dirigido a ambos jefes: liliana @ ...  y  vhernand @ ...
  
•  Acerca del café y de las galletas previo al evento: el IA provee este servicio en el caso de eventos especiales como lo son los coloquios. Si su seminario pertenece a esta categoria, inserten las palabras ¨cafe y galletas¨ explicitamente (en el campo de datos ¨Requerimientos especiales¨) y agreguen además en el título del evento las palabras clave ¨coloquio¨  (o bien ¨evento especial¨ si se trata de un evento especial; favor de conseguir aprobación por parte de  Victoriano). Si el evento esta programado para el Auditorio Paris Pishmish, revisen por favor las reglas de uso.
  

Información acerca del programa de reservación de salas:

• Accesibilidad:  en un principio, se puede realizar una reservación de sala únicamente a partir de una máquina que funciona dentro de la red interna del Instituto de Astronomía (dominio astroscu). Su nombre de usuario  (login) es lo que permite al programa de reservación generar su dirección de correo y comunicarla al servicio técnico. Se vale poner la dirección completa de correo si usan el dominio astro.
  Sólo alguna gente está habilitada para  editar las reservaciones ya hechas o cancelarlas.  Si se requiere editar o cancelar una reservación, favor de contactar personalmente a una de las personas siguientes:  Abraham Roldan, Bertha Vázquez Elvira Corona, Victoriano Hernández, Yair Krongold y Guillermina Cruz.